by Le transfert d’archives est une procédure de gestion des documents conservés. Les archives publiques sont les documents reçus, produits ou traités par toute personne ou organisme du service public. Le fonctionnaire ou producteur d’archives publiques est tenu responsable des dossiers ou produits qu’il reçoit. Il n’en est toutefois pas le propriétaire. Il a pour mission de les remettre au service d’archives compétent sur un délai déterminé.
Comment fonctionne le transfert d’archives publiques ?
Il est indispensable d’effectuer un transfert d’archives régulièrement pour ne pas avoir à traiter un volume important de documents et éviter l’accumulation de disques informatiques. La préparation de ce transfert appartient au service versant, aidé par les Archives. Un dossier est conservé dans les locaux du service qui les fournit jusqu’à ce que la durée d’utilité administrative (D.U.A) soit à terme. Ensuite, il doit être remis indéfiniment aux Archives sinon éliminé en fonction d’une procédure déterminée.
Préparez les documents à verser : les classer et les conditionner
Il s’agit de sélectionner les dossiers faisant l’objet de versement suivant des règles et normes prescrites. La préparation nécessite donc un conditionnement et une classification rigoureuse des documents d’archives. Pour ce faire, il faut regrouper dans un ordre logique ceux qui sont de même nature ou traitant un même sujet. Il faut ensuite les déposer dans des boîtes à archive numérotées, sans doublon ni discriminant, avant le recensement de chaque contenu dans le bordereau de versement.
Effectuez la rédaction du bordereau de versement
Pour que le versement soit valide, il faut que le bordereau soit correctement rédigé. Le bordereau facilite les recherches de ce qui a été archivé. Le plus préconisé est celui en format tableau. Il est constitué de plusieurs onglets contenant des indications. La page de garde doit renseigner les informations générales du versement. Le second onglet comporte la description du contenu, les délais de communication, les observations, les dates extrêmes et la D.U.A des dossiers. Il faut également noter les numéros des boîtes. Une fois ces éléments fournis dans la pièce, vous pouvez l’envoyer par mail aux Archives pour confirmation. Elles vous contacteront pour autoriser le transfert.
Versement: validation des boîtes ou prise en charge
Deux exemplaires du bordereau définitif vous seront délivrés après réception et traitement du transfert. Le premier, signé par le chef du service versant, est à renvoyer aux Archives. Le second, ayant une valeur de prise en charge, est gardé indéfiniment par le service. Il va servir de pièce de référence pour les demandes ultérieures de consultation. Pour qu’il soit en sécurité, un versement doit répondre à une procédure qui prend en compte la durée de conservation, la typologie des archives, les besoins des clients, les conditions d’accès aux documents confidentiels.
Consultation après le transfert
Une fois le transfert effectué, le bordereau est transformé en inventaire définitif par les collaborateurs des Archives de l’Etat. Le bordereau est imprimé sur papier puis mis en ligne sur leur site web. L’organisme versant reçoit plusieurs exemplaires de l’inventaire imprimé. Il peut donc consulter ou emprunter les dossiers pour une période bien définie. Les dossiers peuvent être utilisés dans le cadre d’une recherche, d’une exposition ou de publication d’ouvrages. L’établissement du bordereau de versement assure une conservation organisée des documents versés.